Die digitale Transformation erfasst auch den Bereich der Rechnungsstellung. Insbesondere soziale Einrichtungen haben uns in den vergangenen Monaten mit der Frage zum Unterschied konfrontiert. Dabei stehen vor allem zwei Formate im Fokus:
- XRechnung
- ZUGFeRD
Jedes dieser Formate bringt individuelle Vor- und Nachteile mit sich. Im Folgenden erklären wir, worin die Unterschiede liegen und welche Vorteile sie speziell für soziale Einrichtungen bieten.
XRechnung – Das rein maschinenlesbare Format
XRechnung ist ein standardisiertes XML-Format, das ausschließlich zur automatisierten Datenverarbeitung entwickelt wurde. Es richtet sich vornehmlich an den öffentlichen Sektor und ist seit 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Die wichtigsten Merkmale von XRechnung sind:
- Automatisierte Verarbeitung: Dank des maschinenlesbaren XML-Formats werden Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme eingelesen, was manuelle Eingaben überflüssig macht.
- Rechtssicherheit: Für soziale Einrichtungen, die mit öffentlichen Auftraggebern interagieren, ist XRechnung die ideale Lösung, da sie alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
- Effizienz: Die automatische Datenverarbeitung führt zu einer erheblichen Reduktion des Verwaltungsaufwands.
ZUGFeRD – Das hybride Format für mehr Flexibilität
Im Gegensatz zur XRechnung kombiniert ZUGFeRD eine PDF-Datei, die für den Menschen lesbar ist, mit einer eingebetteten XML-Datei zur automatisierten Datenverarbeitung. Dieses hybride Format bietet insbesondere für Einrichtungen Vorteile:
- Duale Lesbarkeit: So können Rechnungen sowohl manuell geprüft als auch automatisch verarbeitet werden.
- Flexibilität: ZUGFeRD eignet sich hervorragend für den Austausch mit Geschäftspartnern, die unterschiedliche technische Voraussetzungen besitzen.
- Anwendungsbreite: Gerade im Bereich der sozialen Einrichtungen, in denen nicht immer alle Partner über ein voll automatisiertes System verfügen, ermöglicht ZUGFeRD eine reibungslose Kommunikation.
Entscheidungsgrundlagen für soziale Einrichtungen
Die Wahl des passenden Rechnungsformats hängt maßgeblich von den individuellen Anforderungen der sozialen Einrichtungen und ihrer Geschäftspartner ab:
- XRechnung ist optimal, wenn es um den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern geht und eine vollautomatische Verarbeitung im Vordergrund steht.
- ZUGFeRD bietet sich an, wenn Flexibilität gefragt ist und sowohl eine manuelle als auch eine automatisierte Prüfung der Rechnungsdaten möglich sein soll.
Die Entscheidung sollte also stets im Kontext der eigenen Arbeitsprozesse und der technischen Ausstattung der Kooperationspartner getroffen werden.
Die symdok-Lösung: Effiziente Umsetzung und Support
Bei symdok haben wir den digitalen Wandel frühzeitig erkannt. Bereits im letzten Jahr konnten wir unsere Systeme erfolgreich an die neuen gesetzlichen Vorgaben anpassen. Trotz dieser proaktiven Umsetzung stellen sich immer wieder Fragen zu den verschiedenen Formaten. Unser Ziel ist es, soziale Einrichtungen bestmöglich zu unterstützen und Unsicherheiten zu klären.
Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, sowohl XRechnung- als auch ZUGFeRD-konforme Rechnungen zu erstellen und effizient zu verarbeiten. Damit bieten wir Ihnen die notwendige Flexibilität, um den unterschiedlichen Anforderungen Ihrer Geschäftspartner gerecht zu werden und stets rechtskonform zu agieren.
Fazit
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erfordert eine klare Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD – zwei Formaten, die jeweils spezifische Vorteile bieten. Dank der frühzeitigen Umstellung in unserem System können wir soziale Einrichtungen dabei unterstützen, diesen Wandel effizient zu gestalten. Bei symdok finden Sie den kompetenten Partner an Ihrer Seite, um den Übergang in eine digitale Rechnungswelt reibungslos und sicher zu vollziehen.