In den letzten Monaten haben wir die Aufgabenfunktion in symdok kräftig ausgebaut. Das große Highlight: Aufgaben-Vorlagen mit Checklisten. Damit bilden Sie wiederkehrende Abläufe einmal ab und rufen sie danach mit wenigen Klicks auf. Dazu kommen die Dokumentation direkt aus der Aufgabe, Aufgaben im Hilfeplan, das neue Aufgaben-Board, Aufgabenkategorien und einige kleinere Verbesserungen, die Ihnen den Alltag erleichtern.
Aufnahme, Erstgespräch, Anamnese, Hilfeplan, Fristen für Anträge und Berichte: Viele Abläufe wiederholen sich bei jeder Klient*in. Mit den neuen Aufgaben-Vorlagen hinterlegen Sie einen solchen Ablauf einmalig als Vorlage und erzeugen daraus eine Aufgabe mit einer terminierten Checkliste. So entsteht zum Beispiel ein kompletter Behandlungsfahrplan für einen Fall.
- Vorlage auswählen: Beim Anlegen einer neuen Aufgabe wählen Sie im Feld Vorlage den gewünschten Ablauf. Eine Vorschau zeigt alle Punkte, optionale Punkte haken Sie bei Bedarf zusätzlich an.
- Fristen automatisch: Jeder Checklistenpunkt bekommt seine Fälligkeit aus dem Startdatum plus dem hinterlegten Abstand in Tagen. Auf Wunsch wird auch gleich eine Erinnerung angelegt.
- Fortschritt im Blick: Auf der Aufgabe sehen Sie, wie weit der Ablauf ist (z. B. „2/5 erledigt“), und haken Punkte direkt ab.
- Mitverschieben: Verschiebt sich ein Termin, können die nachfolgenden offenen Punkte automatisch mitrücken, sofern das in der Vorlage aktiviert ist.
- Alles im Fall: Im Fall bzw. Leistungsangebot werden alle Checklisten gebündelt angezeigt.
Die Checklistenpunkte sind ganz normale Aufgaben. Sie erscheinen also wie gewohnt im Kalender, auf dem Dashboard und in den Aufgabenlisten.
Die Vorlagen pflegen Sie im Tabellenzugriff (Mandanten-Adminrechte erforderlich). Je Vorlage legen Sie fest, in welchen Leistungsangeboten sie verfügbar ist und ordnen sie über eine Gruppe (z. B. „Aufnahme“) übersichtlich.
Neu: Sowohl der Vorlage als auch jedem einzelnen Checklistenpunkt kann eine eigene Aufgabenkategorie zugewiesen werden. Nicht mehr benötigte Vorlagen lassen sich deaktivieren, statt sie zu löschen.
Aus der Aufgabe direkt in die Dokumentation
Aufgaben und Dokumentation gehören jetzt enger zusammen. Auf der Detailseite einer Aufgabe können Sie mit einem Klick eine passende Dokumentation anlegen, die automatisch mit der Aufgabe verknüpft wird:
| Die Aufgabe ist verknüpft mit … | Sie legen an … |
|---|---|
| einem Fall | eine Verlaufsdokumentation zu diesem Fall |
| einer Klient*in (ohne Fall) | eine Verlaufsdokumentation, den passenden Fall wählen Sie aus einer Liste |
| einem Gruppenangebot | eine Gruppendokumentation |
| einem Institutionsangebot | eine Institutionsdokumentation |
Alle Dokumentationen zur Aufgabe werden auf der Aufgabe aufgelistet, die Anzahl sehen Sie bereits in der Kopfzeile. So ist jederzeit nachvollziehbar, was zu einer Aufgabe bereits dokumentiert wurde.
Aufgaben in der Hilfeplanung
Aufgaben lassen sich direkt im Hilfeplan anlegen, und zwar dort, wo sie fachlich hingehören:
- als allgemeine Aufgabe zum Hilfeplan
- zu einzelnen Lebenssituationen bzw. ICF-Items
- zu Zielen und Maßnahmen
Klient*in und Fall werden dabei automatisch übernommen. Im Register Aufgaben des Hilfeplans sehen Sie alle zugehörigen Aufgaben gesammelt, jeweils mit Link zum verknüpften Element. Sie können dort nach Verantwortlichen, Beteiligten, Status, Priorität, Team, Kategorie und Zeitraum filtern und die Liste als XLSX exportieren. Natürlich erscheinen die Aufgaben auch wie gewohnt im Kalender und auf dem Dashboard.
Wichtig: Damit Aufgaben im Hilfeplan zur Verfügung stehen, muss an der jeweiligen Hilfeplanvorlage die Option „erlaube Aufgaben“ aktiviert sein. Bitte wenden Sie sich dafür an eine symdok-Administrator*in Ihrer Einrichtung. Je nach Fachbereich heißt das Modul in Ihrer symdok auch Förderplanung.
Aufgaben-Board: Ihre Aufgaben als Spalten
Wer lieber visuell arbeitet, kann seine Aufgaben jetzt als Board anzeigen. Der neue Dashblock Aufgaben-Board sortiert Ihre Aufgaben wahlweise nach Aufgabenkategorie oder nach Status (offen / in Bearbeitung / erledigt) in Spalten. Im Status-Modus sehen Sie zusätzlich, was Sie in den letzten 7 Tagen erledigt haben.
Unser Tipp: Sie können jetzt auch mehrere Dashboards anlegen. Richten Sie sich doch ein eigenes Aufgaben-Dashboard mit einem oder mehreren Boards ein.
Aufgabenkategorien: Ordnung auf einen Blick
Aufgaben können jetzt einer Aufgabenkategorie zugeordnet werden. Danach lässt sich filtern, und im Aufgaben-Board werden die Kategorien zu Spalten. Welche Kategorien es gibt, legen Ihre Administrator*innen unter den Auswahlwerten (Typ Aufgabenkategorie) fest.
Weitere Verbesserungen rund um Aufgaben
- Fall direkt im Aufgabenformular wählen: Eine Aufgabe lässt sich jetzt direkt im Formular einem Fall zuordnen. Bisher ging das nur über die Leistungspakete.
- Beteiligte können private Aufgaben öffnen: Wer als Beteiligte*r an einer privaten Aufgabe eingetragen ist, kann sie jetzt auch öffnen. Mit Bearbeitungsrecht im Kalender-Modul lässt sie sich zudem bearbeiten und abhaken.
- Schnellerer Kalender: Nach dem Speichern einer Aufgabe oder eines Termins lädt der Kalender deutlich seltener nach. Das spürt man vor allem beim Arbeiten im Fenster.
Kleine Erinnerung: Je nach Fachbereich und Konfiguration Ihrer symdok können Begriffe und Funktionen in Ihrer Ansicht abweichen. Bei Fragen erreichen Sie uns jederzeit unter helpdesk@symdok.de. Die interne Verfassung zu dieser symnews ist mit unserer Hilfe verlink und führt direkt zu weiteren Themen.